Suurin osa HUSin menoista on henkilöstökuluja. Työntekijöitä on noin 27 500, ja hoitohenkilökunnan osuus on yli puolet tästä. Viime vuosina yksi suurimmista kulueristä on ollut työvoimakustannusten kasvu.
Ongelma: Voimakkaasti kasvanut vuokratyön käyttö ja henkilöstön vaihtuvuus uhkasivat toiminnan jatkuvuutta
Vuokratyövoiman käyttö kasvoi vuosina 2020–2022 voimakkaasti koronapandemian ja hoitoalan työtaistelujen seurauksena. Sairaala joutui turvautumaan vuokratyövoimaan poikkeuksellisen korkeiden sairauspoissaolojen ja henkilöstön vaihtuvuuden vuoksi.
Vuokratyövoimaa käytettiin yhä enemmän, sillä toiminnan jatkuvuutta ei esimerkiksi äkillisissä poissaoloissa voitu turvata oman henkilöstön avulla. Vuonna 2022 hoitohenkilökunnan saatavuus oli heikentynyt niin, että se pakotti etsimään uusia ratkaisuja toiminnan turvaamiseksi ja kustannusten hillitsemiseksi.
Uuden lastensairaalan osasto Tähdellä henkilöstötilannetta tarkastellaan joka aamu.
”Tähti on päivystysosasto ja tilanteemme vaihtelevat päivittäin. Henkilökunnan määrää ja potilasmäärää on tarkasteltava erikseen jokaisena päivänä, sillä sijaistuksia ei voi suunnitella viikkoja aiemmin. Tilanne voi päivän aikana myös muuttua nopeasti”, osastonhoitaja Mia Park-Björklund kertoo.
Pääsääntöisesti Tähden sijaistarve johtuu poissaoloista tai vaativien ja vierihoidettavien potilaiden hoidon tarpeista.
Ratkaisu: Tehokkaampi henkilöstösuunnittelu toi säästöjä ja lisäsi henkilöstön tyytyväisyyttä
Vuoden 2023 alusta HUSin henkilöstötilanne alkoi helpottua, kun henkilökunnan saatavuus parani ja sairauspoissaolot vähenivät. Tällöin myös vuokratyövoimankäyttö saatiin maltillisemmalle tasolle. Henkilöstökustannusten hallintaa haluttiin kuitenkin lähteä kehittämään uusilla keinoilla.
Osasto Tähti on malliesimerkki onnistuneista käytännöistä ja konkreettisista säästökeinoista. Vuonna 2023 vuokratyövoiman vähennys oli 26 prosenttia, ja vuonna 2024 vuokratyövoimaa ei käytetty enää lainkaan.
"Onnistuimme vähentämään vuokratyövoiman tarvetta sisäisten sijaisten eli sissien käyttämisellä, ja tarvittaessa saamme apua toisilta osastoilta, jos siellä on rauhallisempaa", Park-Björklund sanoo.
Kunkin päivän potilasmäärät ja henkilöstöpuutteet iltaan, yöhön ja seuraavaan aamuun käydään läpi joka aamu päivittäisjohtamisen palaverissa koko Lasten ja nuorten sairauksien tulosyksikön kesken. Sisäiset sijaiset jaetaan henkilöstötarpeen, osaamisen ja määrän perusteella. Osaston oma henkilökunta on myös joustanut esimerkiksi vuoronvaihdoilla tai tekemällä ylimääräisiä vuoroja.
”Työnjakoa on mietitty tarkkaan. Apulaisosastonhoitajilla ja vuorovastaavilla on ollut suuri merkitys työvoimatarpeen selvittämisessä ja organisoimisessa. Lisäksi heidän oma työpanoksensa ilta- ja viikonloppuvuoroissa on vähentänyt vuokratyövoiman tarvetta”, Park-Björklund sanoo.
Henkilökunta on suhtautunut positiivisesti ulkopuolisen vuokratyövoiman käytön vähentämiseen ja lopettamiseen. Esimerkiksi ohjausta ja perehdytystä ei ole tarvittu yhtä paljon kuin aiemmin.
”Vakinainen henkilökunta osaa toimia parhaiten ja he pystyvät helpommin reagoimaan muuttuviin tilanteisiin. Tiimityöskentely on sujuvampaa tuttujen kollegoiden kanssa, kun toimintatavat tunnetaan ja osataan paremmin ennakoida ja vastata potilaiden hoitotarpeisiin”, Park-Björklund sanoo.
Vaikka oma henkilökunta tarvittaessa joustaa, on Tähdellä pidetty kiinni siitä, etteivät he kuormitu liikaa lisätyövuoroista.
